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物品身份解决“是否为同一件”，须给出可重复核对的区分依据；名称和类别只说明它是什么，不能把同类他件排除在外。
先找随主体不可整体替换的识别部位，例如固定基座上的连续磨损或与主体一体的刻印，把该部位与记录中的描述逐点对齐。可整体拆换的标签只用来缩小查找范围，不单独作为同一件依据；该部位对不上时，改列候选而不是另立新件。
当待比较的标签、外壳或承载件可以被单独取下送修、换装时，身份结论只覆盖取下前的那次比对；送回后须用原特征位置重新核对，不能因外观相似直接接续。判断也不用于确认两件是否同批生产或同属一套组合。
使用状态是绑定具体任务与时点的关系判断，记录时须写明参照用途和观察时刻；同一物品在不同任务下可同时呈现不同状态。
在相邻两个时点各记一次位置、连接物和遮盖状态，比较两次之间哪一项发生变化：可取用侧出现连接或取用痕迹，记为投入；封存侧出现加锁、遮盖或断开，记为退出；两项都没变时保持原记录并注明观察间隔，不凭单次印象改状态。
状态记录不能反过来当作调拨或排程依据：判为闲置不等于可立即取走，判为在用也不等于不能中断。它只描述观察到的占用、连接与阻断，不给出可用时段、释放条件或优先级；跨班次沿用前须重新观察。
读者评论
我照着按季节分了箱，冬天那箱今年居然没翻过一次，白白占了半年地方。
我想知道，那种看着没事但放了好几年的小家电，还能用么？
说说我的笨办法，拿个大号透明袋，看得见就不会忘，一季一袋。
道理都懂，就是每次清到一半就开始翻旧照片，跑题了。